Dans un monde du travailen constante évolution, toute entreprise remettra en question son environnement de travail. Cet article propose des idées ciblées afin deprendre des décisions stratégiques et efficaces concernant le workplace.
Lors d’un réaménagement ou d’un déménagement de bureaux, il est recommandé de démarrer le processus 12 à 18 mois à l’avance. Ce délai permetttra une planification comprenant la constitutiondu budget, le design, la construction et la logistique, tout en garantissant une interruption minimale des opérations usuelles. Cela permettra également d’impliquer les parties prenantes, d’obtenir les autorisations nécessaires auprès des autorités concernées et de prévoir un délai de contingence, tout cela afin d’assurer une transition la plus fluide possible dans les nouveaux locaux.
Pour les projets ‘big scale’ ou complexes’big scale’ ou complexes, nous vous conseillons de prévoir une période plus longue. Ces projets veulent souvent dire des effectifs plus importants, des changements significatifs de culture et de style de travail, ainsi que, potentiellement, l’ouverture annexe de bureaux satellites ou tiers-lieux ou une décentraliation de certains départements comme les fonctions support.
Ce type de projet nécessite un contrôle préalable complet, tant sur le plan technique que stratégique. L’engagement précoce d’un partenaire garantit l’alignement des attentes, la réduction des risques liés à la prise de décision, l’exploitation des opportunités du marché et la mise en place d’une gestion efficace du changement dans le cadre du programme.
Pour déterminer la surface de bureaux dont vous aurez besoin, il faut tenir compte de plusieurs facteurs tels que le nombre d’employés, le taux d’occupation, la nature du travail effectué et les besoins en matière d’espaces communs, de salles de réunion et de bureaux. Toutefois, ce chiffre peut varier considérablement varier en fonction de vos besoins spécifiques et de l’agencement de l’espace de travail. Utiliser un outil en ligne ne garantira pas un résultat nécessairement fiable car les scénarios d’occupation anticiperont en général une surface plus importante que nécessaire. En revanche, il faudra garder à l’esprit la croissance future en intégrant une notion de flexibilité afin de garantir que l’espace reste adapté pour les années à venir.
Pour déterminer si l’espace de bureau est suffisant pour accueillir les futurs employés, il convient de procéder à une analyse de l’aménagement de l’espace. Cette analyse doit comprendre un examen des besoins actuels et futurs, des normes en matière d’espace de travail et des prévisions de croissance. Nos stratégistes travailleront avec vous pour évaluer la surfacepar employé, celle des espaces communs et la flexibilité nécessaire. Des ajustements réguliers permettront de s’assurer que votre espace de bureau corresponde à l’évolution des besoins de votre entreprise.
“Location, location, location…”La localisation des bureaux a un impact significatif sur la productivité des employés en influençant les trajets quotidiens, l’accès aux services et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Un emplacement pratique et accessible peut améliorer le moral, réduire les facteurs de stress externes et favoriser un environnement de travail plus positif. En outre, la proximité des clients et des partenaires peut faciliter le travail en écosystèmeet les opportunités commerciales. Un bon emplacement attire également les talents et favorise le bien-être des collaborateurs, ce qui stimule encore davantage les performances de l’entreprise.
Les considérations environnementales comprennent la construction, les déchets, la relocalisation et la performance opérationnelle des bâtiments. La rénovation peut contribuer à réduire l’impact sur l’environnement en adoptant des pratiques circulaires et en apportant des améliorations en matière d’efficacité énergétique. Le déménagement est l’occasion d’investir dans des bâtiments modernes et performants. Le type d’aménagement, qu’il s’agisse d’une structure (gros œuvre), d’un espace partiellement aménagé ou d’un espace entièrement réaménagé, a également une incidence sur les coûts, les délais et la durabilité.
Le choix d’un espace « shell and core » nécessite une planification minutieuse, car tout doit être détaillé et acheté Cette option permet cependant d’éviter la démolition, ce qui minimise l’impact sur l’environnement. Elle permet également un aménagement plus personnalisé, adapté à vos besoins spécifiques.
La plupart des bâtiments sont conçus pour des espaces de travail ouverts. Il est important de déterminer le degré de confidentialité dont vous avez besoin et si besoin, l’emplacement optimal dans le bâtiment pour des espaces de ce type. Idéalement, choisissez un bâtiment qui correspond à votre style de travail afin d’éviter des rénovations inutiles et coûteuses.
Les raisons les plus courantes d’opter pour la rénovation de bureaux sont les suivantes :
Les clients établis dans des bâtiments anciens peuvent envisager de rafraîchir l’espace de travail avec de nouveaux équipements. De nombreux propriétaires améliorent leurs bâtiments en proposant des installations servicielles (zones de stockage de vélos, vestiaires, douches, etc.). De même, les propriétaires peuvent inciter les locataires à prolonger leur bail en leur proposant des tarifs avantageux, des périodes de franchise de loyer et des contributions aux travaux de rénovation.
Si les coûts d’investissement liés à l’aménagement d’un bureau sont importants, la décision implique également d’évaluer les impacts opérationnels et financiers à long terme. En fin de compte, le calendrier, les conditions du marché etles taux de vacance sont autant d’éléments qui entrent en ligne de compte dans une décision immobilière. Déménager représente un investissement important, tous les facteurs doivent être mesurés avant de prendre une telle décision.
Les raisons les plus courantes d’un déménagement sont le besoin de plus d’espace, le désir d’une meilleure localisation, l’amélioration des installations, la réduction des coûts, l’évolution du style de travail ou l’amélioration des conditions de travail.
Le déménagement vers un nouveau site peut contribuer à la croissance d’une entreprisese traduisant par une augmentation des ventes et des bénéfices nets. Cela est particulièrement vrai si le nouvel espace stimule la productivité et l’implicationdes employés. Un nouvel environnement peut également être le cadre idéal pour adopter de nouvelles pratiques de travail, en particulier lorsqu’une transformation est nécessaire. Le choix d’un nouveau bâtiment peut offrir des avantages tels que de meilleures installations, des salles de réunion, des zones de projection, des espaces extérieurs communs ou des certifications écologiques – des avantages qui ne seraient peut-être pas possibles si l’on se contentait de rénover unespace existant.
Dans le cadre du cycle de vie de l’entreprise, c’est peut-être l’occasion de s’aligner sur des objectifs ESGs en réaffectant un bâtiment ou en l’adaptant grâce à des modifications demandées par les locataires (TMP) afin de rendre l’espace unique et adapté à son usage.
Dans cette optique, une étude « stay or go » pourrait vous aider à passer à l’étape suivante dans vos décisions en matière d’espace de bureau.
