当下，全球各地的组织都在应对远程办公带来的挑战。我们在此帮助和指导你找到最佳实践，从而在虚拟协作办公中应付自如。
我们接触过的顶级企业都会利用技术手段来完善他们的日常办公方式。在新型冠状病毒肺炎疫情肆虐全球的背景下，加快办公数字化转型已然变得比以往任何时候都要重要。
从电子邮件和即时消息，再到音频和视频会议与协作软件，时下有各种各样的在线办公协作工具可供远程工作者使用。从初学者到早期使用者，团队和领导者需要制定新的行为准则以及探讨最佳实践，来使工作平稳展开。这些工具的好坏取决于使用它们的团队。
不同的团队有着不同的沟通和协作需求，具体取决于履行其职责所要求的行为、任务和技能。对于一些机构而言，这是一个相对静默的时期；对另一些而言，则在应对新挑战的过程中更为活跃。不管怎样，强制性的社会隔离带来了试验远程办公的机会。人们的态度和思想变得开放起来，软件公司也顺势推出了各种免费的试用产品。
对于远程团队如何掌握在线协作之道，以下是我们的一些最佳实践：
为每个沟通渠道制定行为准则
想想你需要什么类型的团队协作。是持续的沟通还是一天快速沟通几次？首先，为每一种类型的沟通选定最佳的协作工具，然后制定行为准则，来帮助你与团队保持沟通，同时分清数字化的界限。
- 确保团队成员了解每个沟通渠道的风格、频率和形式。
- 规定非办公时间不进行即时通讯。确保大家有时间休息恢复非常重要。
- 避免下班后发送电子邮件，而应当“延迟发送”。研究发现，领导周末每发出一封邮件，收件人会平均损失20分钟的业余时间。
- 定内部电子邮件往来上限。需要回复3次以上，就直接打电话或发即时信息沟通
- 在“抄送”之前要三思。电子邮件已经是一个饱和的沟通渠道，因此在添加抄送人之前，要考虑邮件是否含有可行动的信息。
不要照搬线下模式
- 不是每个会议都需要在场参加，在家里办公的时候，也不必什么事情都召开视频会议来讨论。同一件事情，用开会以外的方式沟通，也许只需一半的时间就能讨论完毕！
寻找新的在线演示讲述方式
寻找不同的方式来与不同的团队成员协作时，考虑一下他们的学习风格。有的人倾听和理解能力比较强，有的人则善于通过画图来思考。
- 有的人喜欢面对面沟通，有的人则需要视觉辅助来快速掌握概念——白板软件会大有帮助。
- 通过视频会议来演示，效果会没那么好，因为你无法要求观众像你一样专注。此外，这种会议会让人容易走神分心，所以必须要时不时留一点时间给其他人插话，让他们参与进来。
- 接受音频和视频通话中沟通气氛的自然变化。冷场会让一些人感到紧张，但在沟通中适当地停下来，别人就有机会插话。最自信的演讲者往往会说个不停，但在团队协作中，让大家都参与到讨论当中会更有成效。
- 与面对面的会议不同，在视频会议上，我们也要面对我们自己！如果你很注重自己在屏幕上的形象，或者担心自己不上镜，那就调高或者调低笔记本电脑的屏幕角度，使用滤镜，或者调暗光线。
- 视频会议是探索亚马逊“沉默是金”法则的完美媒介。首先，写下具体的议程来解释主要的讨论事项，然后给每个人15分钟的时间来默读。写下议程可促使会议组织者简明扼要地理清会议的内容、目的和期望的投入，“默读”则让每个人都有时间思考如何做出响应。最后，将剩下的时间平均分配给与会者，让他们轮流发表看法。
与团队和客户进行在线协作研讨会
研讨会的议程和流程需要提前捋清楚。粗略估算好每个讨论事项所需要的时间，这样你就会心里有数，步调不会被打乱。
- 在研讨会中穿插时间供与会者发表看法。可以设置一些5分钟的快速辩论环节，也可以每讲完一个想法停顿一会。在开始下一个议题之前，记得询问客户或者你的团队是否有问题或意见。
- 切记，大多数人只有一个屏幕。在分享内容的时间，记住你的即时影像会缩小，因此你需要更多地依靠声音而不是肢体语言来进行表达。
- 让每一个人参与进来。让网络条件最好最稳定的人来带头共享屏幕，推进演示过程。指派其他的团队成员主持会议、向客户提问以及确保节奏不跑偏。
- 将你的即时通讯软件设置为“请勿打扰”状态。当你想说些什么却一时想不起时，群聊有时能起到相互提醒的作用，但不要因为它而分心，要把注意力集中在观众身上。
保持信息实时协同
使用支持分主题对话的即时通讯工具，这样讨论不同的话题就能保持对话的相关性和交互性。这种自然的协同方式更容易遵循，也更令人愉快。
- 如果你是一名领导者，一定要时常关注你的团队成员在社交媒体平台上的动态，尤其是那些与工作无关的平台。闲聊对建立融洽的团队关系大有益处。
- 使用云存储工具（如Google Drive和Dropbox）来进行实时文档协作。使用这些工具来共享文件，也不妨尝试使用Dropbox Paper等协作功能。
- 尝试使用像Trello和Monday这样的项目管理软件。在这种软件上，你可以使用甘特图将任务分配给团队成员，对你的项目提供反馈意见，以及监督项目进度。
拥抱信任和透明度
现在不是进行微观管理的时候。最高效的领导者会给下属设定预期目标，而非设定具体的任务。所有人的日常生活都被打乱了，这个时候领导者理应展现共情领导力、明确的领导力以及信任的领导力。直接表达你的期望，但对待工作成果交付不能死板。
- 虽然我们相距遥远，看不见对方，但我们的工作应当是可见的。必须要让所有人（不仅仅是管理层）都能看见工作的任务、目标和进展，所以要利用好你所选择的项目管理平台和通讯工具。
- 没有时间学习使用新的项目管理工具？那就继续使用熟悉的常用软件，比如Excel，但要在网上使用。云协作办公软件让每个员工都能够随时随地更新他们自己的工作流程，同时也更便于每一个人查看最新情况。
- 管理你的经理。询问他们希望什么时候汇报最新的工作情况——可能是在午餐之前，然后在下午下班前再汇报一次。如果团队成员之间进行协作，确保经理们能够了解到最新的情况，那么每个人的汇报时间都会减少。
让新常态为你服务
我们的组织运转被打乱了，工作和生活之间的屏障消失了，上班族父母要在家同时兼顾孩子和事业了。是时候融入一些私人生活来调剂一下了。
- 在线上重塑社交活动和团队建设活动。这些活动会有益于你的日常工作，同时也是利用新技术拉近与他人的关系的好方法。
- 承认生活和工作界限模糊化。带你的同事虚拟参观一下你的“办公室”，或者让他们认识一下你的家庭成员（包括宠物）。不要因为工作时被伴侣或者孩子打断而感到尴尬——大家都是在一条战线上的。
最后，请记住，从这次经历中我们可以学到很多东西。重返公司的工位时，我们将会看到一些可重塑公司和员工未来关系的变化。我们可以把握机会让这次经历反过来服务于我们每一个人。
Frances Gain和Elfreda Chan是伦敦和旧金山办公场所策略团队的成员。
